Con el objetivo de fortalecer la gestión documental y atender las observaciones derivadas de la Auditoría de Desempeño al Sistema Institucional de Archivos, el Gobierno de Playa del Carmen realizó el curso “Gestión Documental y Administración de Archivos”, dirigido a personal de las distintas áreas del Ayuntamiento.
La capacitación fue impartida a través de la Dirección de Capacitación de la Oficialía Mayor, en coordinación con el Órgano Interno de Control, cuya titular, Cristina Alcérreca Manzanero, estuvo presente durante las jornadas.
En total, 328 personas servidoras públicas participaron en las tres jornadas realizadas en el Salón María Petrona Uicab. El personal capacitado tiene entre sus funciones integrar y capturar información en la Plataforma de Entrega-Recepción Gubernamental (PERGUB), correspondiente a las diferentes áreas de la administración municipal.
Entre las dependencias participantes se encuentran Presidencia Municipal, Cabildo, Secretaría General, Oficialía Mayor, Órgano Interno de Control, Tesorería y organismos descentralizados, entre otras.
Durante las sesiones se abordaron temas relacionados con clasificación archivística, integración de expedientes, conservación documental y disposiciones aplicables a los procesos de entrega-recepción, con el propósito de que cada área mantenga organizada y disponible la documentación que respalda el ejercicio de sus funciones.
Gabriel Caamal Pérez, director general del Archivo General del Estado, señaló que este tipo de capacitación permite a las áreas municipales avanzar desde ahora en la organización de sus archivos y prepararse para el proceso de entrega-recepción que se llevará a cabo al concluir la actual administración.
Explicó que los documentos generados por las instituciones públicas constituyen evidencia de las actividades realizadas, por lo que deben permanecer debidamente organizados y disponibles para su consulta y revisión.
Asimismo, destacó la importancia de la coordinación entre la Contraloría Municipal y los enlaces de archivo para dar seguimiento a los avances y atender oportunamente los aspectos que requieran corrección o fortalecimiento.
Caamal Pérez recordó que tanto quienes entregan como quienes reciben una administración tienen responsabilidades durante el proceso de transición, incluyendo la revisión de documentos, bienes y recursos públicos.
En las capacitaciones también participó Adriana Prado Cuéllar, del Archivo General del Estado.
Con estas acciones, el Gobierno de Playa del Carmen busca avanzar en la organización de su archivo institucional y preparar a las distintas áreas para un proceso de entrega-recepción ordenado y conforme a la normatividad vigente.